De eerste maanden van 2020 zijn voorbij en het is tijd om (de eerste) balans op te maken van het jaarplan 2020. Als organisatie bent u goed op weg om de (strategische) doelstellingen uit het effectieve jaarplan van de organisatie te realiseren. Goede strategie-uitvoering kenmerkt zich onder andere door regelmatige sturing. Wat vaak ontbreekt, is de tooling en inrichting om informatie te verkrijgen die deze sturing ondersteunt. Slaagt uw organisatie erin om de juiste informatie te gebruiken om de realisatie van de strategie te sturen?
Met alleen een pakkend jaarplan komt u als organisatie niet ver. Tal van onderzoeken richten zich op de redenen waarom bedrijven en organisaties er niet in slagen om een strategie succesvol te realiseren, kort gezegd: ‘Why strategy execution fails’ (Forbes, 2019). Veel bedrijven concluderen te vroeg dat hun strategie niet heeft gewerkt en vallen terug op ‘business as usual’. Maar op basis van welke informatie wordt deze conclusie eigenlijk genomen? Veel bedrijven weten namelijk niet hoe ze daadwerkelijk presteren op hun strategische doelen en hebben hier dus ook nooit op kunnen sturen. Zo ontvangen ze managementrapportages van twee maanden oud, hebben ze geen idee wat de KPI’s in het rapport betekenen, besteden ze uren aan het begrijpen van een rapport en blijven ze uiteindelijk zonder concrete actiepunten op basis van de resultaten. De vraag is dan: hoe komt dit bedrijf tot deze conclusie en waarom is een mogelijk succesvolle strategie losgelaten?
Creëren, monitoren en sturen
De oplossing ligt in het inrichten van een structuur waarin goede beslissings- en stuurinformatie wordt geproduceerd. Helaas zien we dat veel van dergelijke managementrapportages, als ze al bestaan, zich richten op het rapporteren van de prestaties van vorige maand. Echter, prestaties uit het verleden zijn niet altijd relevant en bieden niet de gewenste informatie die nodig is voor toekomstige sturing. Om een manager informatie te bieden waarmee hij of zij kan sturen, is het in ieder geval belangrijk dat de informatie de volgende kenmerken heeft:
1. Managementinformatie is up-to-date
In een eerdere insight hebben we gesproken over het succesvol behalen van doelen met de drie R’s: richting, ruimte en regelmaat. De R “Regelmaat” betekent dat er regelmatig (maandelijks) naar KPI’s wordt gekeken. Hierbij is het cruciaal dat de cijfers recent en actueel zijn. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk blijkt dat dit lang niet altijd het geval is. Het kost vaak veel tijd om de juiste informatie op te halen en te verwerken in een managementrapportage, waardoor de gepresenteerde informatie al verouderd is. Bespreek dus niet de resultaten van februari pas eind maart! Niet alleen is het belangrijk dat er actuele data is, maar ook dat het proces goed is ingericht om informatie snel te kunnen leveren wanneer dat nodig is.
2. Sturingsinformatie is een vertaling van strategie
Naast actuele informatie is het belangrijk om de juiste informatie te tonen. Correcte management- en sturingsinformatie wordt gekenmerkt door een koppeling met het jaarplan. Het jaarplan (waar OGSM een voorbeeld van is) definieert de doel-KPI’s (wat de stip op de horizon is) die moeten leiden tot het realiseren van uw strategie. Het zijn ook deze KPI’s waarop u, samen met de financiële KPI’s, moet sturen. Alleen sturen op financiële KPI’s leidt niet tot het realiseren van de strategie.
3. Visueel en narratief
Een onderzoek van Supply Value heeft het effect van narratieve elementen in een dashboard getest. Keller en Tergan (2005) concludeerden dat “datavisualisaties datagedreven besluitvorming ondersteunen door ervoor te zorgen dat het menselijke verwerkingssysteem efficiënter wordt gebruikt.” Dit betreft zowel de hoeveelheid informatie als de mentale inspanning die een manager nodig heeft om de informatie te verwerken. Zorg daarom voor een goede structuur en visuele technieken om de managementinformatie effectief bij de beslisser te brengen.
4. Toekomstgericht en biedt inzicht
Wanneer aan de drie voorgaande elementen wordt voldaan, kan daadwerkelijk de stap worden gezet van data naar informatie. Het laatste element dat managementinformatie bruikbaar maakt, is een blik op de toekomst. Vanuit de praktijk zien we dat veel managementinformatie vooral rapporterend en beschrijvend is. Wij geloven dat een manager wil weten wat de prestaties van de afgelopen maand(en) betekenen voor de voortgang van de strategie in de komende maand.
Als prestaties een negatieve invloed hebben op de strategische voortgang, maar nog binnen vooraf afgesproken toleranties blijven, is bijsturing niet (per se) nodig. Er moeten echter wel aanpassingen worden gedaan als de realisatie van de strategie in gevaar komt. Als een manager zich hier niet van bewust is, zal sturing altijd gebaseerd zijn op onvolledige informatie.
Goede managementinformatie kenmerkt zich door het bieden van de juiste stuurinformatie op het juiste niveau om adequaat op resultaten te kunnen sturen. De maandelijkse sturing en de mogelijkheid om de uitvoering van uw strategie te itereren maken uw organisatie zeer wendbaar!