Sommige problemen zijn zo complex dat veel organisaties moeite hebben om de onderliggende oorzaken op een gestructureerde manier te doorgronden. Sommige oorzaken worden snel gevonden, maar blijken uiteindelijk niet de werkelijke kern van het probleem te zijn of vormen slechts een tijdelijke oplossing voor de gevolgen ervan. Door deze oorzaken aan te pakken, verdwijnen de problemen niet; hooguit worden ze verplaatst. Bovendien zijn de eerste gevolgen vaak al zichtbaar, terwijl nog onduidelijk is welke verdere gevolgen zullen optreden. Hoe los je dit op?
Binnen veel organisaties waar wij actief zijn, blijken sommige problemen lastig op te lossen. Zo hebben we onlangs met behulp van Group Model Building (GMB) gezorgd voor meer afstemming binnen een projectorganisatie. Met deze methode gingen we in gesprek over het beter op één lijn brengen van de projectorganisatie. Hoe zorg je ervoor dat iedereen niet alleen de projectdoelstellingen kent, maar er ook naar handelt en ze in de praktijk uitdraagt? GMB is echter slechts één van de vele hulpmiddelen die wij inzetten om onze opdrachtgevers te ondersteunen bij complexe vraagstukken. Hieronder vind je een overzicht van vijf hulpmiddelen die wij regelmatig gebruiken.
Kaizen
Een effectieve methode om (productie)processen te stroomlijnen en verspilling te elimineren is de Japanse verbeterfilosofie Kaizen. Deze methode gaat uit van voortdurende verbetering door steeds kleine stappen vooruit te zetten. Tijdens een Kaizen-event wordt de Kaizen-methodiek toegepast op één of meerdere processen. De focus ligt hierbij op het verbeteren van een specifiek proces of het oplossen van een urgent probleem. Een multidisciplinair team van stakeholders uit alle lagen van de organisatie komt samen om verbeteringen voor een specifiek proces of werkgebied te ontwerpen én direct te implementeren. Dit leidt tot snelle resultaten en een waardevolle leerervaring. Zo wordt een probleem in korte tijd integraal aangepakt, worden ketenbrede oplossingen ontwikkeld en werken verschillende afdelingen gezamenlijk aan het eindresultaat.
Group Model Building
Group Model Building (GMB) is een methode waarbij een systeem gezamenlijk met een groep in kaart wordt gebracht. Net zoals het menselijk lichaam zichzelf herstelt, bijvoorbeeld wanneer je een wond hebt, is ook een organisatie een zelfherstellend systeem. Dit verklaart waarom een situatie zich blijft herhalen wanneer de werkelijke oorzaak van een probleem niet wordt weggenomen. Net als een wond herstelt de oorspronkelijke situatie zich. In complexe situaties, waarvoor GMB bijzonder geschikt is, ontstaat inzicht in de huidige situatie, waardoor de onderliggende oorzaken van een probleem duidelijk worden.
Herringbone
Met het Herringbone-diagram, ook wel het Ishikawa-diagram genoemd, kan een uitgebreide oorzaak-gevolganalyse worden uitgevoerd. Dit hulpmiddel helpt bij het identificeren van de mogelijke oorzaken van een probleem. Supply Value is gespecialiseerd in samenwerking binnen de supply chain, en juist daarvoor is deze methode bijzonder geschikt. Alle stakeholders die met het probleem te maken hebben, nemen deel aan één of meerdere workshops waarin het probleem integraal vanuit de keten wordt bekeken en de onderliggende oorzaken worden vastgesteld. Daarbij wordt gekeken naar mogelijke oorzaken binnen vijf categorieën: Mens, Methode, Materiaal, Machine en Omgeving. Het belangrijkste is om de volledige oorzaak-gevolgketen zichtbaar te maken door ook de onderliggende oorzaken van oorzaken te achterhalen. Op die manier kan de werkelijke kernoorzaak worden vastgesteld en effectief worden aangepakt.
Value Stream Mapping
Met Value Stream Mapping (VSM) worden materiaal- en informatiestromen gevisualiseerd. Daarnaast worden procesgegevens weergegeven, zoals doorlooptijden, omsteltijden, wachttijden, voorraden en knelpunten. Hierdoor wordt voor iedereen duidelijk waar kansen liggen om processen te verbeteren. De eerste kaart van de huidige situatie wordt de IST-situatie genoemd. Nadat de IST-situatie in kaart is gebracht, wordt een SOLL-situatie ontwikkeld. Zoals de naam al aangeeft, beschrijft deze de gewenste situatie. Hierin staat een proces centraal dat volledig is afgestemd op de klantvraag en vrij is van knelpunten. Ook worden de verschillen tussen de IST- en SOLL-situatie direct zichtbaar, waarna gericht gewerkt kan worden aan het oplossen ervan.
Event Mapping
Situaties waarin zowel de (onderliggende) oorzaken als de (uiteindelijke) gevolgen van een probleem onduidelijk zijn en waarin bovendien de onderlinge samenhang tussen de oorzaken niet helder is, vragen om een slimme analysemethode: Event Mapping. Met Event Mapping onderzoek je samen met een groep experts op het gebied van het proces of het specifieke probleem de relaties tussen alle verschillende variabelen, zowel oorzaken als gevolgen. Het uitgangspunt is een belangrijk moment in het proces, bijvoorbeeld het ontvangen van een klantklacht. Vervolgens wordt tijdens een aantal sessies gezocht naar alle elementen die daarmee samenhangen. Vanuit dit startpunt werkt de groep stap voor stap terug in het proces om de oorzaken te achterhalen. Daarna wordt vooruit gekeken in het proces om de verdere gevolgen van een klantklacht in kaart te brengen. Met deze informatie kunnen vervolgens oplossingen worden ontwikkeld voor zowel de onderliggende oorzaken als de uiteindelijke gevolgen.