Repetitieve processen, tijdrovende taken of het verspillen van het talent van medewerkers door bureaucratie? Herkent u deze problemen? Softwarerobots kunnen u helpen deze situatie te verbeteren. Vrijwel alle taken die routinematig en repeterend van aard zijn, lenen zich voor verbetering met Robotic Process Automation (RPA). Een softwarerobot is per handeling sneller, maakt minder fouten, is goedkoper en leert van zijn eigen werk. De initiële kosten voor het programmeren van zo’n robot, die vroeger erg hoog waren, zijn steeds verder gedaald terwijl de functionele mogelijkheden zijn uitgebreid. Hierdoor wordt RPA toepasbaar in steeds meer processen en wordt de investering rendabel!
Wanneer deze correct wordt geprogrammeerd, kan het grote voordelen opleveren en vele malen sneller en beter werken dan mensen dat kunnen. Ons eigen onderzoek heeft aangetoond dat veel organisaties weinig tot geen bekendheid hebben met RPA en daardoor niet goed weten waar te beginnen. Tegelijkertijd lopen zij tegen verschillende uitdagingen aan, zoals:
- Handmatig overtypen van medische dossiers of ID-kaarten;
- Afhandelen van verzekeringsclaims;
- Verwerken van vergunningsaanvragen door een gemeente;
- Handmatig controleren van productvoorraden;
- Schrijven van standaardrapportages.
Welke toegevoegde waarde kan RPA bieden aan uw organisatie?
RPA stelt organisaties in staat om medewerkers meer betekenisvolle denktaken te laten uitvoeren. Door repetitieve, vaak administratieve taken uit handen te nemen, ontstaat er ruimte om werk op een zinvollere en uitdagendere manier in te richten. Denk bijvoorbeeld aan meer focus op klantcontact en relatiemanagement. Dit verhoogt de effectiviteit van medewerkers. Daarnaast neemt de operationele snelheid toe en worden fouten verminderd doordat repetitieve taken worden geautomatiseerd. Omdat de robots 24/7 beschikbaar zijn om taken uit te voeren, kan bepaald werk doorgaan buiten kantooruren. Dit verhoogt de algehele efficiëntie van processen.
Download insight: Robotic Process Automation (RPA)
Uitdagingen bij de implementatie van RPA
RPA kent ook een aantal uitdagingen. Het gaat immers om de integratie van nieuwe technologie in de bestaande enterprise-architectuur en een vernieuwde samenwerking tussen mens en technologie. Er zijn verschillende soorten uitdagingen en veelvoorkomende misverstanden die moeten worden aangepakt als je RPA succesvol wilt implementeren. In het bijzonder zien we de volgende uitdagingen bij RPA-implementaties:
-
RPA is vooral een oplossing voor de korte termijn/interimfase.
Natuurlijk kan RPA direct een oplossing en voordeel bieden, maar op de lange termijn vereist RPA ook complexere platforms en frequente evaluatie en optimalisatie van het proces. -
RPA automatiseert een duidelijk gedefinieerd proces.
Dit kan een uitdaging zijn voor organisaties die geen duidelijk gedefinieerde processen hebben. Het komt vaak voor dat organisaties beginnen met automatiseren, maar óf de verkeerde processen automatiseren óf geen duidelijk procesdoel hebben. -
Hoge vaste kosten, lage variabele kosten.
Het is een feit dat geautomatiseerde processen duur zijn om te implementeren, waarbij de opbrengsten pas later worden gerealiseerd. Het vereist specifieke en goed ontwikkelde vaardigheden om geautomatiseerde processen succesvol te implementeren. Er is dus volume nodig om het rendabel te maken, hetzij binnen de organisatie zelf, hetzij via een externe leverancier. De financiële drempel daalt wel naarmate software en implementatie-ervaring breder beschikbaar komen. -
RPA-onderhoud.
Tijdens het uitvoeren van de processen hebben RPA-oplossingen enig onderhoud nodig. Een software-robot is gevoelig voor veranderingen in de gebruikersinterface, waardoor het noodzakelijk is om de RPA-robots te onderhouden. Wanneer een software-robot meerdere taken heeft, kan onderhoud complex en lastig worden. -
Weerstand bij medewerkers.
Weerstand, of in het beste geval gewenning, is een van de grootste uitdagingen bij RPA-projecten omdat mensen van nature niet goed tegen verandering kunnen. Elke verandering die gepaard gaat met de implementatie van nieuwe technologie kan stressvol zijn voor medewerkers, omdat hun verantwoordelijkheden veranderen. Daarnaast bestaat bij de implementatie van RPA vaak de angst dat banen verdwijnen doordat taken worden geautomatiseerd.
RPA-oplossing in de praktijk
Download alles over RPA-technologie in één helder overzicht hieronder.