Doe je dagelijks standaardhandelingen? Heb je veel administratief werk te doen? Of voer je handmatig data in in je systemen? Dit kan sneller en nauwkeuriger met Robotic Process Automation (RPA). RPA is de technologie waarbij computersoftware bedrijfsprocessen automatiseert die repetitief, regelgebaseerd en gestructureerd zijn. Veel financiële organisaties passen deze technologie al toe, maar ook in andere sectoren groeit de populariteit. Tegelijkertijd zien we dat organisaties het lastig vinden om in te schatten of een bedrijfsproces geschikt is voor RPA, en wat de verwachte baten en kosten zijn. In deze insight nemen we je kort mee in de factoren die bepalen of RPA succesvol kan worden toegepast op één of meerdere van je processen.

Inputdata

De kans op een succesvolle RPA-implementatie is het grootst wanneer je inputdata al digitaal en gestructureerd is. Dit betekent dat de data die nodig is voor je proces digitaal wordt aangeleverd of beschikbaar is in een voorspelbaar formaat. Dit is belangrijk omdat een robot werkt volgens vooraf geprogrammeerde regels, bijvoorbeeld: als de waarde van X groter is dan 500, vul dan veld Y in systeem Z met “ja”. Als je data niet digitaal ontvangt, adviseren we om je input eerst te digitaliseren voordat je start met RPA. Oplossingen hiervoor variëren van het scannen van papieren post tot het creëren van een portaal waar klanten of derden gegevens invoeren. Als de input niet gestructureerd is, kun je als laagdrempelige oplossing formulieren of vragenlijsten ontwerpen en de aanleverende partijen vragen deze te gebruiken.

Proces- en applicatiestabiliteit

Daarnaast is proces- en applicatiestabiliteit een belangrijke factor. Een software-robot werkt volgens vaste regels en kan niet omgaan met ongedefinieerde uitzonderingen of onvoorspelbare scenario’s. Ook moet de geautomatiseerde versie telkens worden aangepast wanneer het proces verandert. Veel huidige oplossingen kunnen “leren” op basis van nieuwe input, maar dit vereist nog steeds toezicht van mensen. Deze vorm van RPA, waarbij menselijke actie nodig is om de robot te laten draaien, wordt ook wel attended RPA genoemd. In de andere vorm, unattended RPA, is geen menselijke actie nodig om de robot te laten werken. In de download gaan we verder in op deze twee vormen van RPA.

Een RPA-oplossing is altijd gekoppeld aan één of meerdere applicaties die het proces ondersteunen. Als één van deze applicaties verandert, moet de impact op de RPA-oplossing worden beoordeeld. Denk daarom vooraf na of je verwacht dat je proces of applicaties de komende zes maanden grote wijzigingen zullen ondergaan, bijvoorbeeld door wetgeving of organisatorische veranderingen. In dat geval is het verstandig om deze wijzigingen zoveel mogelijk te synchroniseren en de implementatie van een software-robot uit te stellen tot na deze veranderingen. Zo kan de robot direct worden ingericht voor de nieuwe situatie en haal je het maximale rendement uit de investering.

Procescomplexiteit

Tot slot is het belangrijk om de complexiteit van je proces te beoordelen. Hoeveel stappen bevat je proces, hoeveel beslispunten zijn er en hoeveel applicaties worden gebruikt? Hoe meer stappen, beslispunten en applicaties, hoe complexer de automatisering wordt. Deze beoordeling is cruciaal om te bepalen of de baten opwegen tegen de investering.

Vijf voorbeelden van processen geschikt voor RPA

Digitaliseren van data

Krijg je nog aanvraagformulieren op papier of via e-mail, of voer je gegevens handmatig in van het ene systeem naar het andere? Een robot kan deze formulieren lezen en automatisch in het juiste systeem invoeren. Zo beschik je efficiënt, foutloos en zonder wachttijden over actuele data.

Plannen van afspraken

Een robot is ook zeer geschikt voor het plannen van afspraken. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van patiëntafspraken. Een robot kan verschillende gegevens verzamelen, zoals patiëntinformatie, type afspraak, locatievoorkeur en verzekeringsgegevens. Op basis van vooraf ingestelde business rules kan de robot de afspraak automatisch inplannen.

Onboarding van medewerkers

Het onboarden van nieuwe medewerkers volgt vaak een vast proces. Een robot kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers alle benodigde informatie ontvangen om aan de organisatie-eisen te voldoen. Op basis van een gescande ID-kaart en ingevulde formulieren of cv kan de robot alle benodigde gegevens in de juiste systemen plaatsen.

Combineren van data

Een robot is ook handig voor het combineren van data uit verschillende bronnen. Bijvoorbeeld in een callcenter, waar alle klantinformatie op één scherm wordt samengebracht zodat medewerkers snel inzicht hebben zonder verschillende systemen te doorzoeken. RPA kan hierbij veel werk uit handen nemen.

Standaardrapportages

Veel organisaties maken maandelijkse rapportages met standaarddata, zoals bedrijfsgegevens en budgetten. Het automatisch ophalen van deze data en het invullen van rapporten kan eenvoudig worden geautomatiseerd met een robot. Dit vermindert administratieve druk en geeft medewerkers meer tijd voor analyse en interpretatie.

Wil je meer weten over het verschil tussen attended en unattended RPA? Download dan de aanvullende insight hieronder.