Het Professional Procurement Model (PPM) bevat onze best practices voor het opzetten van de inkoopfunctie binnen bedrijven en bestaat uit inkoopbeleid en governance, het inkoopproces en de onderliggende inkoopinfrastructuur.

Inkoopbeleid en bestuur.

De inkoopstrategie en het inkoopbeleid van een organisatie zijn, als ze goed worden uitgevoerd, afgeleid van de organisatiestrategie, die op zijn beurt is gebaseerd op interne en externe analyse. Een goed inkoopbeleid onderscheidt zich door: SMART doelstellingen, focus en duidelijke keuzes waardoor iedereen in de organisatie weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

De opzet van de inkooporganisatie hangt grotendeels af van de omvang en complexiteit van wat wordt ingekocht en van de mate van volwassenheid van de inkoopfunctie. Onrijpe inkoopfuncties worden gekenmerkt door een administratieve opzet en zijn vaak gedecentraliseerd. Meer volwassen vestigingen richten zich op prijs en kosten (commerciële oriëntatie) en zijn vaak meer centraal georganiseerd. De meest volwassen inkooporganisaties richten zich op waardecreatie. Er zijn bedrijfsbrede standaarden en rapportagelijnen en de implementatie vindt zo dicht mogelijk bij de business plaats.

Primaire inkoopprocessen

Elke organisatie heeft processen om producten en diensten te bestellen en te leveren. Meer professionele organisaties bestellen zoveel mogelijk onder contract en beheren contracten en leveranciers selectief. De meest volwassen inkooporganisaties implementeren categoriemanagement en kijken samen met de bedrijfseigenaren over meerdere jaren en op strategisch niveau naar wat er nodig is.

• Categoriemanagement richt zich op het vaststellen en implementeren van een sourcingstrategie voor de lange termijn (zelf maken, uitbesteden, inhuren, samen doen) en kijkt 3-5 jaar vooruit. Dit gebeurt per inkoopcategorie, waardoor beter kan worden ingespeeld op de specifieke kenmerken van de leveranciersmarkt voor die categorie. Het doel van categoriemanagement is het maximaliseren van toegevoegde waarde en het minimaliseren van risico’s, menselijke en milieu-impact en kosten.
• Source to contract richt zich op het opstellen van een aanbestedingsstrategie, het uitvoeren van marktonderzoek (RFI), aanbesteding/inkoop (RFP), het selecteren van de beste leverancier en het concretiseren van de aanpak en plannen om vervolgens de leverancier te contracteren. Bekijk het IT-waardecontractbeheermodel.
• Contract- en leveranciersmanagement richt zich op situationeel beheer en het managen van (de prestaties van) contracten en leveranciers om ervoor te zorgen dat je maximaal waar voor je geld krijgt gedurende de levenscyclus van het contract en/of de relatie met de leverancier. Bekijk het IT value sourcing model.
• Request to pay richt zich op het afroepen van goederen en diensten onder bestaande contracten, ontvangst, kwaliteitscontrole/prestatieverklaring en daaropvolgende afrekening van facturen.