Het opstellen van een aanbesteding is een complex proces dat vaak tot wel 9 maanden kan duren. Bij Supply Value zijn we ervan overtuigd dat dit sneller kan: door drie onderdelen van dit proces anders aan te pakken, is het mogelijk om deze doorlooptijd terug te brengen tot 10 dagen. In deze blog leest u welke drie onderdelen dit zijn, hoe dit anders kan worden gedaan en wat de best practices zijn.

Toegewijd team

Het eerste punt betreft het team waarmee u werkt. Zorg voor een toegewijd team dat mandaat heeft om beslissingen te nemen. Met toegewijd bedoelen we ook echt toegewijd: gedurende deze 10 dagen staat er niets anders op de agenda.

Houd er rekening mee dat dit team gedurende 10 dagen in één ruimte met elkaar zit en zeer intensief samenwerkt. Daarom is het belangrijk om een goede balans te houden tussen inspanning en ontspanning. Zo houdt u het team gemotiveerd, voorkomt u uitputting en blijft de sfeer goed.

Besluitvorming

De belangrijkste reden dat het voorbereiden van een aanbesteding vaak lang duurt, is dat er zeer veel beslissingen moeten worden genomen die allemaal moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door verschillende mensen in de organisatie. Hierdoor moet een document vaak door de hele organisatie heen, waarbij het telkens opnieuw onderop de stapel belandt. De tweede manier om tijd te besparen is daarom om dit anders aan te pakken. In plaats van het document naar de besluitvormers te brengen, brengen we de besluitvormers naar het document. Informeer de relevante besluitvormers tijdig over de te nemen beslissing, lever het document dat zij nodig hebben om te beslissen op tijd aan en plan vervolgens een moment waarop zij samenkomen om tot overeenstemming te komen. Zo creëert u prioriteit voor de beslissing en voorkomt u lange wachttijden voor akkoord.

De Value Sprint Method©

De derde manier om tijd te besparen is het gebruik van de Value Sprint-methode. Deze methode is ontwikkeld door Supply Value en bestaat uit een iteratief proces dat twee dingen mogelijk maakt. Ten eerste stelt de Value Sprint-methode u in staat om u te verplaatsen in de gedachten en verwachtingen van uw klanten en stakeholders. Daarnaast maakt deze methode het mogelijk om in korte cycli te testen en te evalueren of de genomen beslissingen en opgeleverde resultaten aansluiten bij die verwachtingen. Zo voorkomt u dat u een beslissing neemt en deze uitwerkt, om er later achter te komen dat niemand op uw idee zit te wachten.

De traditionele manier van aanbesteden, waarbij je om de tafel gaat om wensen en eisen te bespreken, werkt in deze situatie niet goed. In plaats daarvan is het beter om verschillende interactieve werkvormen te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat de juiste informatie en kennis naar boven komt en dat er tegelijkertijd de juiste gesprekken worden gevoerd. Bovendien helpt dit om het energieniveau hoog te houden.

Samenvatting

Samengevat kunt u drie dingen volledig anders doen dan bij een normale aanbesteding om een proces dat normaal maanden duurt in 10 dagen te doorlopen:

• Stel een toegewijd, multidisciplinair team samen en zorg voor voldoende begeleiding;
• Neem regie over de besluitvorming door beslismomenten met de besluitvormers in te plannen;
• Maak gebruik van de Value Sprint-methode en zet interactieve werkvormen in.

U kunt de insight hieronder gratis downloaden.