Bij Supply Value is onze missie om de wereld duurzaam te verbeteren door organisaties slimmer met elkaar te laten samenwerken. Wij geloven dat resultaten die voor een individu onhaalbaar zijn, worden overtroffen wanneer je samenwerkt. Dit geldt niet alleen voor individuen, maar ook voor organisaties. Een goede samenwerking tussen organisaties is echter zeer moeilijk te realiseren. In de praktijk zien we dat organisaties verschillende barrières tegenkomen die de samenwerking met hun supply chain-partners belemmeren. In deze insight bespreken we welke barrières we het vaakst zien, en wat uw organisatie kan doen om deze barrières weg te nemen. Op deze manier helpen we u te herkennen, te voorkomen en te verhelpen hoe effectieve samenwerking kan worden gesaboteerd.

De barrières die we in de praktijk het vaakst zien kunnen grofweg worden onderverdeeld in 2 thema’s: IT-systemen & communicatie en verschillende belangen & middelen. IT-systemen & communicatie gaat vooral over het probleem dat organisaties verschillende IT-systemen gebruiken die niet compatibel zijn met elkaar, waardoor communicatie en (vertrouwelijke) informatie-uitwisseling moeilijk wordt. Verschillende belangen & middelen gaat over het feit dat organisaties in de keten het gemeenschappelijke belang van effectieve ketensamenwerking moeten herkennen en bereid moeten zijn daarin te investeren. Hieronder leggen we uit welke problemen hierbij kunnen ontstaan en hoe u hiermee kunt omgaan.

IT-systemen & communicatie

Een van de meest voorkomende problemen voor organisaties die samenwerken met hun supply chain-partners is dat verschillende organisaties vaak verschillende IT-systemen gebruiken. Dit maakt samenwerking lastig omdat deze systemen vaak niet op elkaar aansluiten of niet (voldoende) met elkaar kunnen communiceren. Dit maakt goede en efficiënte informatie-uitwisseling tussen ketenpartners zeer moeilijk, terwijl dit één van de belangrijkste kenmerken is van effectieve samenwerking. Vaak gaat het hierbij om vertrouwelijke informatie die niet zomaar openbaar mag worden: simpelweg een e-mail sturen of de cloud openstellen voor ketenpartners is lang niet altijd verantwoord. Bovendien zijn het niet alleen de informatiesystemen die hier problemen kunnen veroorzaken, maar bijvoorbeeld ook de planningssystemen. Als u bijvoorbeeld intensiever wilt samenwerken met één van uw supply chain-partners om de levertijd naar de eindklant te verkorten, is het belangrijk dat de planningssoftware van uw partner kan worden geïntegreerd met de planningssoftware binnen uw organisatie.

Hoe gaan organisaties hiermee om? Er zijn verschillende manieren om de barrière van verschillende IT-systemen te overwinnen:

• Nieuw IT-systeem: De meest voor de hand liggende oplossing is om de oude systemen los te laten en gezamenlijk één nieuw en hetzelfde IT-systeem met uw supply chain-partners te implementeren. Ondanks dat gezamenlijke aanschaf van een nieuw IT-systeem goedkoper is dan dit individueel doen, blijft dit een vrij dure en tijdrovende oplossing. Dit betekent namelijk dat alle data uit het oude systeem moet worden overgezet naar het nieuwe systeem, en dat medewerkers moeten leren werken met dit nieuwe systeem.
• Broker-systeem: Een eenvoudigere oplossing is het gebruik van een tussenliggend systeem, ook wel een “broker” genoemd. Dit systeem koppelt de verschillende systemen aan elkaar en vertaalt de informatie van het ene systeem zodat het andere systeem het begrijpt. Zo kan ieder zijn eigen vertrouwde systeem blijven gebruiken. De kosten van een dergelijke broker worden hierbij gecompenseerd door de besparingen door efficiëntere informatie-uitwisseling.

Tot slot zijn er relatief eenvoudige oplossingen voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. De eenvoudigste optie is het afsluiten van een Non-Disclosure Agreement. Een alternatief is het inschakelen van een derde partij die alle informatie van alle partijen beheert.

Verschillende belangen & middelen

De tweede veelvoorkomende barrière in ketensamenwerking heeft betrekking op de belangen van de organisaties in de keten. Effectieve samenwerking komt alleen tot stand als alle organisaties in de keten dezelfde belangen nastreven. Wanneer ketenpartners nog niet samenwerken, houden zij nog geen rekening met elkaars doelen en belangen: zij werken in silo’s. Voor goede samenwerking wil je deze silo’s doorbreken door gezamenlijke doelen vast te stellen; dit kan echter lastig zijn door tegenstrijdigheden in bestaande doelen. Zo kan het doel van een organisatie zijn om producten tegen de laagst mogelijke prijs aan de eindklant aan te bieden, terwijl de leverancier juist inzet op de hoogste kwaliteit met de beste materialen, zonder naar kosten te kijken. Wat we ook vaak zien is dat ketenpartners verschillende prioriteit geven aan gezamenlijke projecten. Dit leidt dan tot discussie over investering en planning, waardoor het project niet van de grond komt.

De beschikbare middelen van een ketenpartner spelen hierbij een belangrijke rol: meestal vraagt effectieve samenwerking om een initiële investering, die later ruimschoots wordt terugverdiend. Kleinere organisaties in de keten hebben echter niet altijd voldoende middelen om zo’n investering te doen. Als andere ketenpartners niet bereid zijn de kosten te dragen, en de investering niet doorgaat, mist de hele keten de voordelen ervan. Bovendien is de plek waar de kosten vallen lang niet altijd dezelfde als de plek waar de baten vallen. Omdat organisaties dit weten, zijn zij vaak terughoudend om te investeren waarvan zij niet zeker weten dat zij de voordelen terugzien. Tot slot komt het ook voor dat binnen één organisatie discussie bestaat over het belang van samenwerkingsprojecten: bijvoorbeeld omdat bestuurders wel willen samenwerken, maar dit lager in de organisatie niet wordt gedragen of niet goed wordt gecommuniceerd.

Juist dit laatste moet als eerste worden opgelost. Het is essentieel dat een organisatie intern overeenstemming heeft over de noodzaak van ketensamenwerking. Zorg er daarom voor dat iedereen het nut van de samenwerking begrijpt en dat er een commitment vanuit het topmanagement is dat door de hele organisatie wordt gevoeld. De eerste stap is het helder formuleren van het samenwerkingsdoel: wat willen we precies bereiken met deze samenwerking? Communiceer dit doel duidelijk naar de ketenpartners en breng de stakeholders en hun belangen in kaart. Samenwerking wordt vaak gezien als een ‘zacht’ concept, terwijl het in essentie gaat om het realiseren van meer rendement door betere coördinatie en schaalvoordelen: iets dat juist heel ‘hard’ is. Het is daarom belangrijk om over eventuele tegenstrijdige belangen te praten, waarbij onderhandelen onvermijdelijk is. Houd daarbij altijd het samenwerkingsdoel in gedachten zodat het gemeenschappelijk belang voorop blijft staan.

Wanneer de hele keten dit gemeenschappelijke belang erkent, zal dit leiden tot een verandering in houding ten opzichte van benodigde investeringen: ketenpartners met de meeste middelen zullen bereid zijn meer te investeren om de samenwerking van de grond te krijgen. Om ervoor te zorgen dat degenen die meer investeren ook meer profiteren, kan worden overwogen een fonds op te zetten. Ketenpartners storten dan hun middelen in dat fonds, waaruit vervolgens investeringen worden betaald. Door in het fonds duidelijk bij te houden welke organisatie welk deel heeft ingebracht, kunnen de voordelen van de investeringen ook evenredig worden verdeeld onder de ketenpartners. Hard onderhandelen en puur commercieel denken is uit den boze; dit beschadigt de relatie nog voordat de samenwerking is begonnen. Bouw vertrouwen door minder te beloven en meer te leveren, en geef elkaar aandacht. Door de verschillende belangen van elke ketenpartner te erkennen, samen een plan te maken om deze belangen te dienen zonder het samenwerkingsdoel uit het oog te verliezen, en vooral door elkaar te vertrouwen, gaan alle neuzen dezelfde kant op staan en wordt goede en effectieve ketensamenwerking mogelijk, waar iedere ketenpartner van kan profiteren. U kunt de insight hieronder downloaden.