Op maandag 27 september 2021 is een team van 11 personen van netwerkbedrijf Alliander en Supply Value gestart met het voorbereiden van de Europese aanbesteding MRO-items. Het doel was om deze aanbesteding binnen 10 werkdagen te schrijven. Supply Value sprak met Annemieke Theloosen en Anouk van Dam over hoe zij dit proces hebben ervaren.

Over MRO-artikelen

MRO staat voor Maintenance, Repair and Operations. Deze artikelen zijn nodig om het primaire proces van Alliander te onderhouden, namelijk de aanleg en het onderhoud van de gas- en elektriciteitsnetten, en worden gebruikt door monteurs, aannemers en in projecten die door en voor Alliander worden uitgevoerd. Voorbeelden van deze artikelen zijn gereedschappen, bevestigingsmaterialen, evenals moeren en bouten.

Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces dat vaak lang duurt

Bij Alliander duurt het gemiddeld ongeveer 9 maanden om een aanbesteding te publiceren. Het is een complex en tijdrovend proces. Dit komt doordat Alliander, vanwege haar cruciale rol in het energiedomein, te maken heeft met uitgebreide besluitvormingsprocedures, vaak complexe vraagstukken, een breed scala aan stakeholders en intensieve samenwerking tussen de verschillende bedrijfsonderdelen. Intensieve samenwerking leidt onvermijdelijk tot discussies. Het voorbereiden van aanbestedingen is daardoor vaak een tijdrovend en complex proces.

Niet alle aanbestedingen zijn geschikt voor deze aanpak

We hebben lang onderzoek gedaan naar welke aanbesteding met deze Supply Value-aanpak op de markt gebracht kon worden. Achteraf bleek de aanbesteding voor MRO-artikelen behoorlijk complex te zijn. Bent u achteraf blij dat juist deze aanbesteding is gekozen? Of had u misschien liever een minder complexe aanbesteding gehad?

“We zijn zeker blij dat we deze aanbesteding met behulp van jullie aanpak hebben voorbereid. We liepen bij deze aanbesteding tegen tijdsdruk aan, maar door de 10-dagen aanpak konden we de documenten binnen een zeer korte termijn opstellen en aan de Raad van Bestuur presenteren. Het dwingt ons om ook bij complexere vraagstukken effectiever voor te bereiden.

De aanbesteding voor MRO-items kenmerkt wel degelijk de complexiteit van aanbestedingen bij Alliander en is daarmee een goede test geweest om deze aanpak ook op andere aanbestedingen toe te passen.”

De ervaringen met deze aanpak zijn zeer positief

Voor Alliander was deze manier van aanbesteden nieuw. Supply Value, dat deze aanpak bij meerdere klanten toepast, ziet dat veel organisaties moeite hebben met het effectief en gestructureerd organiseren van de aanbestedingsvoorbereiding. Het is ook mooi om te zien dat de interne organisatie de voortgang van de aanbesteding nauwlettend volgt. Wat zijn uw ervaringen?

“Binnen Alliander gebruiken we de woorden SAMEN, FOCUS en DOEN. De aanpak van de 10-dagen aanbesteding sluit daar perfect op aan! De aanpak helpt Alliander om sneller beslissingen te nemen, tijd efficiënter te besteden en geeft 100% focus. De 10-dagen aanbesteding vereist een toegewijd team dat voor die 10 dagen wordt vrijgemaakt, waardoor je volledig gefocust bent op de aanbesteding. We merkten ook dat plenaire discussies binnen het team vaak lang konden duren, maar de aanpak ‘dwong’ ons om keuzes te maken.

Tegelijkertijd is 10 aaneengesloten dagen werken aan de aanbesteding behoorlijk intensief. Het vraagt veel van het team en het was lastig om te voorkomen dat we ’s avonds toch nog met ons reguliere werk bezig waren.”

De samenwerking verliep soepel

Hoe verliep de samenwerking? Wat ging goed of wat kon beter?

“De intensieve samenwerking werd door het hele team als zeer prettig ervaren. De intensiteit zorgde voor een band van vertrouwen: iedereen had vertrouwen in elkaars expertise, maar durfde ook aan te geven wanneer men het niet eens was. De Supply Value-collega’s waren echt onderdeel van het team en stonden niet aan de zijlijn, maar werkten actief mee. De energizers hielpen om elkaar informeel te leren kennen, waardoor er ook vertrouwen en waardering ontstond. Je denkt vooraf dat een energizer niet nodig is, maar achteraf merk je echt dat het helpt. Het team vond het ook erg leuk.”

Deze manier van aanbesteden is zeker aan te raden

Zou u op deze manier opnieuw aanbesteden?
“We zouden zeker vaker op deze manier aanbesteden en ook kijken naar een hybride model.” De belangrijkste reden hiervoor is dat het Alliander ruimte geeft om meer aanbestedingen per jaar te publiceren, wat bijdraagt aan de energietransitie.

Enkele lessen geleerd

• Denk vooraf goed na over de randvoorwaarden en richt deze goed in. Is het kern- en validatieteam goed vertegenwoordigd? Kijk vooral welke aanbestedingsdocumenten vertraging kunnen veroorzaken.
• Denk goed na over welke standaardsjablonen al binnen de organisatie beschikbaar zijn en waar nog iets ingericht moet worden. Zo voorkom je dat je tijdens de 10 dagen vanaf nul moet beginnen.
• Werk met een toegewijd team dat beslissingsbevoegd is. Toegewijd betekent hier: gedurende die 10 dagen staat niets anders op de agenda. Maak ook ruimte om elkaar persoonlijk te leren kennen; je werkt immers intensief samen.
• Plan voldoende schrijftijd. Het is belangrijk om de vragen, eisen en wensen van de opdrachtgever zo helder en concreet mogelijk te beschrijven.
• Plan ook voldoende reviewtijd zodat iedereen weet wat er in de stukken staat.
• Kijk dagelijks terug op wat goed ging en wat beter kan, zodat je continu blijft verbeteren, ook binnen de 10 dagen.
• Plan na afloop van de 10-daagse een extra dag om rustig af te ronden of na te werken.

Het projectteam

Namens Alliander: Annemieke Theloosen, Wouter Bregonje, Anouk van Dam, Elsbeth Janssens, Roberto Pavan, Marnix de Vries, Thole Prenger en Bert van Norden

Namens Supply Value: Joris van Lierop en Vincent Abbenhuis

Aanbesteden in 10 dagen

Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces dat vaak tot 9 maanden kan duren. Bij Supply Value zijn we ervan overtuigd dat dit sneller kan. Door drie onderdelen van het inkoopproces anders aan te pakken, is het mogelijk om dit proces te verkorten tot slechts 10 dagen. De drie ingrediënten hiervoor zijn: een toegewijd & multidisciplinair team, interne besluitvorming en het gebruik van de Value Sprint-methode. Download de toolkit hier om meer te leren!