Categoriemanagement biedt veel voordelen. Zo blijkt dat organisaties die categoriemanagement hebben ingericht gemiddeld 10 tot 14% procesbesparing realiseren. Wat categoriemanagement voor jouw organisatie kan betekenen, hangt af van verschillende factoren, zoals de organisatiefocus, het beleid, de strategie en de inrichting. Om rendement te behalen is dus meer nodig dan de inkoopfunctie de opdracht geven om volgens de principes van categoriemanagement te werken. Het moet worden verankerd als een organisatiebrede filosofie, waarbij de business de leiding neemt, zowel nu als in de toekomst. Hoe je dit aanpakt, lees je in deze insight.

Wat is categoriemanagement?

Categoriemanagement is een strategische benadering die oorspronkelijk uit de retail komt en is toegepast op het inkoopdomein. Organisaties segmenteren hun uitgaven in categorieën die vergelijkbare producten of diensten bevatten. De in te kopen producten en diensten worden verdeeld in categorieën. Voor iedere categorie wordt een passende strategie en aanpak ontwikkeld. Het doel van categoriemanagement is het maximaliseren van toegevoegde waarde en het minimaliseren van risico’s, menselijke impact, milieubelasting en kosten. Het inkoopmodel van Supply Value hieronder laat zien waar categoriemanagement is gepositioneerd.

Mogelijke voordelen

Goed ingericht categoriemanagement biedt verschillende voordelen, te beginnen met beter inzicht in de uitgaven. Door nauwkeurig te zien wat er per categorie wordt besteed, is de kans kleiner dat verborgen kosten over het hoofd worden gezien. Inzicht in uitgaven vormt bovendien de eerste stap naar het realiseren van besparingen. Een beter begrip van de inkoopuitgaven levert continue verbeteringen op voor de supply chain en ondersteunt betere besluitvorming. Daarnaast kan categoriemanagement helpen om effectiever en efficiënter samen te werken met leveranciers. Strategische leveranciers zien meer waarde in samenwerking met organisaties die oprechte interesse tonen in hun processen en investeren in het opbouwen van een relatie, wat leidt tot meer toegang tot innovatie. Categoriemanagement kan ook bijdragen aan een hogere klanttevredenheid. Door een beter inzicht in de markt waarin de organisatie actief is, wordt het eenvoudiger om te bepalen op welke gebieden de organisatie uitblinkt. Hierdoor wordt het binnen iedere categorie gemakkelijker om producten en diensten verder te verbeteren.

Wanneer is categoriemanagement interessant?

Categoriemanagement is een systematische aanpak die oorspronkelijk is ontstaan in de retail om productgroepen als strategische businessunit te beheren. Inmiddels wordt deze methode veel toegepast binnen zowel de publieke als de private sector. Categoriemanagement kan op verschillende manieren waarde creëren voor een organisatie, maar vooral het maximaliseren van de bedrijfsresultaten krijgt veel aandacht binnen het management. Categoriemanagement is interessant wanneer de inkoop van goederen en/of diensten bij alle leveranciers samen behoort tot de grootste uitgaven van een organisatie. Daarnaast kan het in bepaalde situaties interessant zijn om te onderzoeken of categoriemanagement kan worden ingericht. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde categorieën zo belangrijk zijn dat zij een gespecialiseerde aanpak vereisen, wanneer er veel leveranciers zijn voor hetzelfde type producten of diensten, wanneer verschillende businessunits behoefte hebben aan dezelfde producten of diensten of wanneer een strategische aanpak per categorie ontbreekt.

De basis voor succes

Een proces en een filosofie

Volgens O’Brien (2019) is categoriemanagement zowel een proces als een filosofie. Waar het proces zich richt op de uitvoering van categoriemanagement, gaat de filosofie over de manier waarop organisaties deze aanpak omarmen, organiseren en afstemmen op hun strategische doelstellingen. Er moet breed draagvlak binnen de organisatie zijn dat deze aanpak de nieuwe manier van inkopen is.

De kern van categoriemanagement is een strategische benadering van inkoop: van de traditionele focus op tactisch contracteren en inkopen naar het maximaliseren van waarde om bedrijfsdoelstellingen en ambities te realiseren. Dit kan niet uitsluitend vanuit de inkoopfunctie worden bereikt, maar vraagt om een organisatiebrede aanpak. Als organisatie moet er dus breed draagvlak zijn om de potentiële voordelen daadwerkelijk te realiseren.

Een cross-functionele aanpak

Bij categoriemanagement wordt verwacht dat cross-functionele teams samenwerken aan categorieprojecten om nieuwe sourcingstrategieën te ontwikkelen en te implementeren. Door cross-functioneel te werken worden muren tussen afdelingen doorbroken. Daarnaast ontstaat een gedeeld en afgestemd inzicht in de behoeften van de organisatie en haar klanten. Toch ontstaat cross-functioneel samenwerken niet vanzelf. Wanneer de inkoopafdeling medewerkers uit andere bedrijfsfuncties vraagt om tijd vrij te maken voor een categoriemanagementproject, gaat dat goed totdat de prioriteiten binnen hun eigen functie weer de aandacht opeisen. Dit kan worden voorkomen door deelname aan een categoriemanagementteam onderdeel te maken van de persoonlijke doelstellingen van medewerkers, eventueel gekoppeld aan een beloning.

Organisatieverandering

Categoriemanagement gaat vaak meer over organisatieverandering dan over inkoop. De kern van categoriemanagement ligt in een aanpak gericht op bedrijfsverbetering. Het gaat erom mensen mee te nemen in een nieuwe manier van inkopen. Om een verandering succesvol door te voeren is het belangrijk draagvlak te creëren. Dat is niet eenvoudig, maar zichtbare steun vanuit het senior management is noodzakelijk. Medewerkers die met de verandering te maken krijgen, moeten het gevoel hebben dat zij hebben meegewerkt aan het vormgeven ervan. Daarom is het belangrijk hen te betrekken bij het wat, waarom, hoe en wanneer van de verandering.

Executive mandate

Categoriemanagement vraagt om een duidelijk mandaat vanuit het management. Een initiatief dat alleen door de inkoopafdeling wordt ondersteund, zal moeite hebben om voldoende draagvlak te creëren om succesvol te zijn. Wanneer de CEO of andere leden van het management categoriemanagement zien als een organisatiebreed initiatief waar de rest van de organisatie ook onderdeel van moet zijn, ontstaat voldoende autoriteit om categoriemanagement te implementeren. Een executive mandate biedt niet alleen de benodigde bevoegdheid om verandering te realiseren, maar helpt ook bij het creëren van verwachtingen en het actief stimuleren van een veranderende mindset onder medewerkers.

Governance

Tot slot is het belangrijk dat categoriemanagement geïntegreerd wordt in de organisatie. De term governance kent geen universele definitie, maar heeft in essentie betrekking op de inrichting waarmee een organisatie categoriemanagement bestuurt en de effectiviteit ervan waarborgt. Dit vraagt om middelen, processen en duidelijk gedefinieerde werkwijzen. Het aanstellen van een goede projectmanager is hierbij essentieel. Iemand moet toezicht houden op de uitvoering en het beheer van het categorieplan. Regelmatige fase-evaluaties van categorieprojecten op belangrijke momenten in het proces helpen om de kwaliteit van de uitvoering van het categorieplan te waarborgen. Een geplande en beheerde aanpak voor organisatiebrede communicatie over de implementatie van categoriemanagement is eveneens essentieel. Daarnaast kan een stuurgroep regelmatig bijeenkomen om de voortgang te beoordelen en waar nodig ondersteuning te bieden.

O’Brien, J. (2019). Category Management in Purchasing (4e editie). Kogan Page Ltd.