Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) is een contractmanagementmethode waarbij de klant op afstand het werk van een leverancier controleert en bewaakt. Daarbij krijgt de leverancier (expert) vrijheden om aan de eisen van de klant te voldoen. SCB wordt vooral toegepast in de civiele sector, maar inmiddels ook in andere sectoren. Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) zorgt ervoor dat de klanttevredenheid wordt gewaarborgd in het productieproces van de leverancier. SCB geeft de leverancier vrijheden in de manier waarop hij aan de verwachtingen van de klant voldoet.

Principes van systeemgericht contractbeheer:

• De leverancier werkt op basis van een kwaliteitssysteem zoals ISO9001;
• De leverancier weet wat hij moet doen om de klant tevreden te stellen;
• De leverancier controleert of hij heeft begrepen wat de klant vraagt;
• De leverancier laat zien dat hij het begrijpt.

Tests uitvoeren

Vanuit het perspectief van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) controleert de klant of de aannemer zijn kwaliteitssysteem daadwerkelijk toepast.

Hiervoor worden verschillende tests uitgevoerd:

• Systeemtest: test van het bestaan van het kwaliteitssysteem;
• Procestest: testen van de werking van de processen binnen het kwaliteitssysteem;
• Producttest: testen van de effectiviteit van het systeem. Zorgt ervoor dat de geproduceerde producten daadwerkelijk voldoen aan de verwachtingen van de klant.

Systeemgericht Contractbeheer maakt tussentijds testen en aanpassen mogelijk. Afwijkingen worden in een vroeg stadium geïdentificeerd.

SCB neemt de omgekeerde bewijslast op zich. De leverancier moet aantonen dat hij alle eisen en wensen zal leveren in overeenstemming met de verwachtingen van de klant. Zelfs de onuitgesproken eisen en wensen waarvan hij als expert had kunnen weten dat de klant ze wel verwacht of dat ze noodzakelijk zijn om de oplossing goed te laten functioneren.

Systeemgeoriënteerd contractbeheer (SCB) is risicogestuurd:

SCB werkt risicogestuurd op basis van de volgende aanpak:

• SCB opnemen in aanbesteding/tender;
• Neem SCB op in contract;
• Voer een risicoanalyse uit met de leverancier (vóór gunning);
• Testplan opstellen op basis van risicoanalyse (wie, wanneer, welke test);
• Testplan uitvoeren.

Voordat het contract wordt gegund, vindt er een systeemtest plaats (dit moet verplicht zijn in de Europese aanbesteding, anders is het niet toegestaan). Daarna verschuift de aandacht naar procestesten en later ook producttesten.

Systeemgebaseerd Contractbeheer (SCB) is geschikt voor:

SCB is vooral geschikt als aan de volgende criteria wordt voldaan:

• Hoge waarde voor het bedrijf;
• Hoog risico;
• Er moet iets op maat gemaakt worden voor die specifieke klant.

Onze interim inkopers helpen uw organisatie graag met SCB.

Afbeelding 1, selecteer BVP

4. Concretisering: Met de best scorende leverancier, de EMVI gevonden, wordt de Concretiseringsfase gestart. In deze fase moet de leverancier zijn inschrijving verder uitwerken en dus verduidelijken. Dit is nodig omdat de leveranciers in de eerste fase alleen hun offerte hebben geschetst. Tijdens deze fase stelt de leverancier een risicodossier op, waarin de unieke risico’s worden beschreven die deze leverancier voor het project ziet en de risico’s die de concurrentie heeft gedefinieerd, evenals de beheersmaatregelen die de leverancier voor alle gedefinieerde risico’s neemt om het optreden van risico’s te minimaliseren. Ook de door de klant gekozen waardeverhogende opties worden door de leverancier tegen meerprijs uitgewerkt. Als de gedetailleerde uitwerking volledig bevredigend is voor de klant, wordt de opdracht daadwerkelijk gegund.

5. Uitvoeren: Tijdens de uitvoeringsfase wordt de leverancier verantwoordelijk gemaakt voor het managen van het project. Hierdoor kan de leverancier zo dicht mogelijk op het project zitten en afwijkingen van de doorlooptijd, het beschikbare budget en de kwaliteit van de eindoplevering in een zo vroeg mogelijk stadium signaleren en bijsturen. Tijdens het projectmanagement gebruikt de leverancier het risicodossier zoals dat in de vorige fase is opgesteld. Een risico dat zich voordoet, al dan niet gedefinieerd in het risicodossier, wordt opgenomen in het wekelijkse risicorapport dat naar de klant wordt gestuurd.

Voordelen van BVP

Het toepassen van BVP in uw inkoop- of aanbestedingsproces heeft een groot aantal voordelen. We hebben de grootste voordelen voor u op een rijtje gezet:

• Toepassing van BVP heeft een positieve invloed op de prestaties van het ingekochte project in termen van doorlooptijd, kosten en klanttevredenheid. Zie onderzoek naar Europese aanbestede ICT-projecten uitgevoerd door Supply Value in samenwerking met de Radboud Universiteit Nijmegen. Zie daarnaast de algemene resultaten van de toepassing van BVP in 1000 projecten ter waarde van $4,7 miljard (pbsrg.com/about/results; Sullivan, Kashiwagi, & Chong, 2007; Kashiwagi, 2011):
• Klanttevredenheid van 98%;
• Minimalisatie van afwijkingen in kosten en doorlooptijd;
• Minimalisatie van risico’s en projectmanagement door de klant tot 90%;
• Verhoogde inkomsten van leveranciers tot 100% zonder de projectkosten te verhogen.
• Lagere totale eigendomskosten dan traditionele (inkoop)methoden waarbij de prijs doorslaggevend is. Bij een traditionele inkoopmethode worden meestal specifieke eisen geformuleerd in de vorm van minimumnormen, standaarden en kwaliteitscriteria. Hiermee wil de opdrachtgever een bepaald minimumniveau van het ingekochte project veiligstellen. In de praktijk blijkt dit echter een averechts effect te hebben. Alle leveranciers richten zich op het gedefinieerde minimum om de prijs, die bepalend is voor de gunning, zo laag mogelijk te houden. Hierdoor is het minimaal gewenste kwaliteitsniveau ook het maximale niveau geworden dat leveranciers zullen leveren, zie figuur 2.
• Bovendien, minimumvereisten definiëren stelt slecht presterende leveranciers in staat om succesvol mee te dingen naar de gunning van het project. Ze kunnen het contract binnenhalen door aan alle gedetailleerde voorgeschreven voorwaarden te voldoen. Bovendien neemt het het concurrentievoordeel van goed presterende leveranciers weg. Zij kunnen beter presteren dan het gedefinieerde minimum. Dit is ook duidelijk zichtbaar in figuur 2.

Afbeelding 2, minimale voorwaarden

• BVP eist in de 2e fase bij het vinden van de EMVI alleen globale biedingen van alle bieders. Dit heeft voordelen voor de leveranciers en voor de klant. De leveranciers transactiekosten besparen voor het detailleren van hun inschrijving. Dit bespaart de inschrijvers veel werk in een fase waarin de kans op gunning van het project nog relatief klein is. In totaal bestaat de inschrijving van elke inschrijver uit slechts enkele pagina’s, waarin de inschrijvers zich moeten onderscheiden van hun concurrenten. Daarnaast worden de inschrijvingen door uw organisatie beoordeeld op dominante verschillen. Hierdoor kan de opdrachtgever met weinig energie de beste aanbieder identificeren. Deze aanbieder moet in de 3e fase de volledige offerte uitwerken, zodat de opdrachtgever kan controleren of deze aanbieder al zijn beloftes kan waarmaken. Als dat het geval is en de klant geen bedenkingen meer heeft, wordt het project gegund.
• De methode Het generieke karakter van BVP maakt het breed toepasbaar, namelijk voor elk product of dienst dat wordt uitbesteed waarbij de markt logischerwijs meer kennis heeft dan de klant, de uitbesteder.