Lean is een aanpak die is ontwikkeld in de auto-industrie waar de filosofie draait om zo efficiënt en effectief mogelijk werken. Het belangrijkste doel is om de juiste hoeveelheid met de juiste kwaliteit op precies het juiste moment te leveren, zodat in één keer volledig aan de eisen van de klant wordt voldaan. Dit sluit perfect aan bij onze visie op inkoop, waarin het verlagen van kosten en risico’s en het creëren van waarde centraal staan.

Hoewel Lean oorspronkelijk bedoeld was om te worden toegepast op een organisatie als geheel of zelfs op de volledige waardeketen, kan de methodologie ook worden gebruikt om delen van een organisatie te verbeteren. Dit maakt het mogelijk om duurzame verbeteringen aan te brengen met betrekking tot inkoopmanagement door de Lean-methodologie toe te passen.

De Lean methodologie bestaat uit vijf fasen (Womack & Jones, 2003):

FASE 1: WAARDE

Dit verwijst naar “klantwaarde”. Een Lean organisatie moet eerst bepalen welk probleem de klant opgelost wil zien. Dit is de klantvraag. Door deze klantvraag te bepalen, kunnen activiteiten die leiden tot producten of diensten die de klant niet wil, worden geëlimineerd. Door duidelijk met de klant af te spreken wat er verwacht wordt, kan het product of de dienst in één keer goed geleverd worden. Om te bepalen wat je aan je (interne) klanten moet leveren, is het nodig om verder te denken dan wat de klant je vraagt.

Daarbij moet je denken vanuit het oogpunt van de klant:

• Lost mijn probleem volledig op;
• Verspil mijn tijd niet (minimaliseer mijn totale verbruikskosten: prijs, tijd & moeite die ik erin moet steken);
• Precies leveren wat ik wil;
• Waarde leveren waar ik het wil;
• Waarde leveren wanneer ik dat wil en;
• Verminder het aantal beslissingen dat ik moet nemen om mijn probleem op te lossen.

FASE 2: WAARDESTROOM

Zodra de vraag van de klant is bepaald, kan de waardestroom worden bekeken. De waardestroom is het pad dat producten of diensten afleggen in een bedrijf, beginnend bij de leverancier en eindigend bij de klant.

Een Lean-tool die hierbij kan worden gebruikt is Value Stream Mapping (VSM). Dit visualiseert materiaal- en informatiestromen. Het geeft ook procesinformatie weer zoals doorlooptijden, omsteltijden, wachttijden, voorraden en problemen. Hierdoor wordt het voor iedereen duidelijk waar verbetermogelijkheden liggen in de processen. Deze eerste kaart van de huidige situatie wordt Current State Map (CSM) genoemd. Zodra de CSM is vastgelegd, maakt men een Future State Map (FSM). Zoals de naam al aangeeft, is dit de toekomstige staat. Dit toont een proces dat gericht is op de vraag van de klant, zonder knelpunten. Ook kunnen de verschillen tussen de CSM en de FSM gemakkelijk worden uitgezocht, waarna kan worden gewerkt aan het oplossen ervan.

FASE 3: STROOM

Nadat is bepaald hoe de processen moeten lopen, is het tijd voor Flow. Producten of diensten worden in het juiste tempo door de organisatie geleverd. Het uitgangspunt hiervoor is de vraag van de klant, uitgedrukt in Takt-tijd (=beschikbare effectieve tijd/vraag van de klant).

Bovendien betekent Flow dat de organisatie evenwichtig werk levert. Daarvoor moeten alle pieken en dalen in de werkdruk worden geëlimineerd. Als er pieken in de werkdruk zijn, kan dit leiden tot verminderde kwaliteit of een hoger ziekteverzuim. Werk van mindere kwaliteit moet meestal opnieuw worden gedaan, waardoor de druk verder toeneemt. Een dal in de werkdruk betekent overbezetting in de organisatie, wat vanuit financieel oogpunt niet wenselijk is.

Als derde component van Flow moeten producten zoveel mogelijk in één beweging door het hele proces gaan; dit wordt one-piece flow genoemd. Dit heeft het voordeel dat voorraden onderhanden werk worden geëlimineerd, defecten onmiddellijk worden opgespoord, werknemers het hele proces kennen en omsteltijden worden verkort.

FASE 4: TREK

Pull betekent letterlijk “trekken”: klanten “trekken” de producten en diensten van het bedrijf wanneer ze ze willen hebben. Wat dit betekent voor de organisatie is dat er een korte doorlooptijd moet zijn. Om deze korte doorlooptijd te bereiken, moet alle verspilling (Muda) in het proces worden geëlimineerd. Binnen Lean worden acht verschillende soorten verspilling gedefinieerd:

• Wachten;
• Fouten;
• Inventaris;
• Overproductie (meer doen dan nodig is);
• Processen (te complex of om fouten in eerdere processen te herstellen);
• Transport (van het product);
• Bewegingen en verplaatsingen (van mensen en gereedschappen);
• Talent.

FASE 5: PERFECTIE

De laatste fase is perfectie, maar deze fase kent geen einde. In deze fase wordt continu gezocht naar verbeteringen door de eerste vier fasen herhaaldelijk te doorlopen en de lat steeds hoger te leggen. Hierdoor worden de processen efficiënter, de producten en diensten van een hoger kwaliteitsniveau en zal de organisatie hier uiteindelijk financieel beter van worden.