Onderzoek laat zien dat 62 procent van de ondervraagde bedrijven meer dan 100 contracten per maand beheert en 26 procent zelfs meer dan 500 (Ultria CLM Survey, 2019). Hiervan is 12 tot 15 procent niet traceerbaar of geregistreerd. Wanneer organisaties afspraken met leveranciers niet of onvoldoende naleven, kan dit leiden tot onbeheersbare risico’s. Als je als organisatie contractmanagement goed wilt inrichten, wordt dit niet direct opgelost door simpelweg een contractmanager aan te stellen. In deze insight lees je over het belang van contractmanagement en welke onderdelen je als organisatie kunt uitbesteden.

Een kritische succesfactor

Contractmanagement is het bedrijfsproces van het systematisch en efficiënt beheren van contracten en het waarborgen dat alle afgesproken rechten en plichten op een voorspelbare en controleerbare manier worden nageleefd, tot tevredenheid van alle stakeholders.

Supply Value doet al jaren onderzoek naar trends binnen inkoop, waarbij contractmanagement steevast in de top vijf staat en in 2020 zelfs op de tweede plaats eindigde. Hiermee kan worden gesteld dat er nog organisaties zijn die niet volledig weten hoe zij optimaal gebruik kunnen maken van hun contracten. Steeds meer organisaties zijn ervan overtuigd dat goed contractmanagement een kritische succesfactor is voor de continuïteit en het behalen van organisatiedoelstellingen. Wet- en regelgeving verplicht organisaties bovendien om het volledige contractmanagementproces transparant, verantwoord en betrouwbaar in te richten.

Het proces start bij het eerste contact met de koper en eindigt pas nadat een contract is beëindigd en geëvalueerd. Het proces kent veel verschillende stakeholders met uiteenlopende belangen, wat contractmanagement complex kan maken. Waar de ene stakeholder vooral naar kwaliteit kijkt, is de andere gericht op financiën. Een integrale visie ontbreekt regelmatig, waardoor afspraken in contracten niet of onvoldoende worden vertaald naar de betekenis voor de verschillende stakeholders.

In het volgende inkoopmodel van Supply Value wordt contractmanagement gepositioneerd als onderdeel van het primaire inkoopproces.

Als service

Wanneer een organisatie moeite heeft om optimaal gebruik te maken van contracten, kan het waardevol zijn om contractmanagement geheel of gedeeltelijk uit te besteden. Als je als organisatie hierover twijfelt, kan de contractmanagement maturity quick scan van Supply Value hierbij helpen. Hoe lager een organisatie scoort op volwassenheid, hoe groter de kans dat er nog veel verbeterpotentieel is om meer uit contractmanagement te halen. In dat geval is contractmanagement als service een interessante optie. Afhankelijk van de volwassenheid kan een organisatie beslissen welke niveaus worden uitbesteed.

Contractmanagement

Voordat wordt ingezoomd op contractmanagement en contractontwikkeling, moet contractbeheer op orde zijn. Contractbeheer is het up-to-date houden van contractgegevens en het monitoren van contractvervaldata. Wanneer contractgegevens nog niet op orde zijn, is de eerste stap het in kaart brengen van alle contracten.

De contractanalyse-tool van Supply Value biedt inzicht in hoe uitgaven, contracten en verschillende leveranciers binnen de organisatie zijn verdeeld. Deze resultaten worden zichtbaar gemaakt in een dashboard. Hiermee wordt ook duidelijk welke afdelingen welke contracten hebben afgesloten en wie de contracteigenaren zijn.

Wanneer een organisatie nog geen tooling heeft om contractgegevens te monitoren en vervaldata te signaleren, is het aan te raden om een contractmanagementtool aan te schaffen. Inzicht in contracten is de eerste stap naar professionalisering van contractmanagement.

Contractmanagement

Na contractbeheer volgt contractmanagement. Als organisatie kun je ervoor kiezen om dit ook uit te besteden. Afhankelijk van het belang van leveranciers voor de organisatie worden contractafspraken proactief gemonitord op naleving. Ook worden contractvoorwaarden beoordeeld om er optimaal gebruik van te maken. Aflopende contracten kunnen opnieuw worden aanbesteed/ingekocht.

Goed contractmanagement kan voordelen opleveren op het gebied van kostenbeheersing, kwaliteitsverbetering, stimulering van innovatie en optimale samenwerking.

Leveranciersmanagement

Wanneer een organisatie ervoor kiest om contractmanagement volledig uit te besteden, en daarmee te kiezen voor volledige ontzorging, komt ook leveranciersmanagement aan de orde. Er wordt gekeken naar de organisatiedoelstellingen en hoe leveranciers hieraan kunnen bijdragen. De huidige leveranciersbasis wordt beheerd. Hierbij gaat het om het maken van de juiste leverancierskeuzes, de juiste samenwerkingsvormen en het managen van leveranciers na de gemaakte keuzes. Dit omvat het optimaliseren van prestaties en het verbeteren van processen om de waarde van leveranciers voor de organisatie te maximaliseren.

Uitbesteden of niet uitbesteden?

De keuze om (delen van) contractmanagement wel of niet uit te besteden heeft voor- en nadelen. Het is aan de organisatie zelf om deze af te wegen.

Voordelen van contractmanagement als service

Uitbesteden van contractmanagement heeft meerdere voordelen, te beginnen met het wegnemen van tijdsdruk. De organisatie kan zich richten op haar kernactiviteiten en eigen personeel daarvoor inzetten. Daarnaast is niet altijd gespecialiseerde kennis in de organisatie aanwezig. Verder kan bij uitbesteding vaak een hogere kwaliteit in kortere tijd worden geleverd. Ook krijgt de organisatie toegang tot best practices die later intern kunnen worden toegepast.

Nadelen van contractmanagement als service

Uitbesteden heeft ook nadelen. Zo neemt de afhankelijkheid toe doordat er minder zicht is op de uitvoering van werkzaamheden. Specifieke kennis en vaardigheden die intern zijn opgebouwd kunnen (gedeeltelijk) verloren gaan. Wanneer de organisatie later besluit contractmanagement weer zelf uit te voeren, kost het tijd en geld om dit weer op het gewenste niveau te brengen.

Hoe maken we een goede afweging?

Wanneer de voor- en nadelen duidelijk zijn, is het belangrijk deze tegen elkaar af te wegen. De volgende vier stappen kunnen hierbij helpen:

• Bepaal kernactiviteiten: stel vast of een activiteit een kernactiviteit is. Kernactiviteiten onderscheiden de organisatie en worden daarom niet uitbesteed.
• Bepaal strategische overwegingen: kijk in hoeverre de organisatie afhankelijk wil zijn van leveranciers, hoeveel controle gewenst is en of verlies van kennis en vaardigheden acceptabel is.
• Kosteninschatting: bepaal de kosten van uitbesteden, inclusief opstart- en beheerkosten. Denk ook aan het overdragen van contracten, selectie van leveranciers en evaluatie- en verbeterkosten.
• Kosten-batenanalyse: organisaties besteden alleen uit als de kosten van uitbesteden lager zijn dan de kosten van het zelf uitvoeren van de activiteit. Let op dat lagere kosten opwegen tegen meer afhankelijkheid, minder controle en verlies van kennis en vaardigheden.