Verspilling is het laten verloren gaan van iets waardevols. Het is een begrip dat we allemaal kennen, maar helaas niet altijd herkennen. Verspilling is aanwezig in elke organisatie en zou idealiter zo veel mogelijk geminimaliseerd of zelfs voorkomen moeten worden. Met deze insight nemen we je mee in de verschillende vormen van verspilling en geven we voorbeelden aan de hand van het TIMWOODS-model. Zo bieden we je handvatten om verspilling binnen je organisatie te herkennen.

Lean filosofie

In essentie levert het elimineren van verspilling voor een organisatie de volgende voordelen op: lagere kosten, minder risico, meer tevreden klanten en medewerkers. Hieraan ligt de Lean-filosofie ten grondslag. Binnen Lean worden drie verschillende processen onderscheiden. Ten eerste het primaire proces, waarin het doel van de organisatie wordt gerealiseerd en de kernactiviteiten zijn opgenomen. Het secundaire proces bestaat uit de ondersteunende processen die nodig zijn om het primaire proces te realiseren. Ten slotte is er het controleproces, waarmee het primaire en secundaire proces worden (bij)gestuurd.

Het elimineren van verspilling begint met het identificeren van wat waarde is in de ogen van de klant. Vervolgens kijk je welke stappen in het proces waarde toevoegen. Een activiteit voegt waarde toe als deze voldoet aan drie voorwaarden:

• De klant moet bereid zijn te betalen voor de activiteit
• De activiteit moet het product veranderen en dichter bij het gewenste eindproduct brengen
• De activiteit moet in één keer goed worden uitgevoerd

Kortom, het doel is om vrijwel alleen processtappen over te houden die waarde toevoegen, met uitzondering van de noodzakelijke ondersteunende en controlestappen.

Wat levert het elimineren van verspilling op?

Het elimineren van verspilling levert een organisatie meerdere voordelen op. In essentie leidt het tot lagere kosten, bijvoorbeeld door effectiever gebruik van medewerkers en daarmee lagere arbeidskosten. Lagere kosten betekenen op de lange termijn vaak een hogere winst.

Daarnaast is er een groot voordeel voor medewerkers en klanten. Het elimineren van verspilling in de keten verkort namelijk doorlooptijden. Medewerkers houden meer tijd over voor primaire taken en een klant kan sneller en effectiever worden bediend. Dit heeft als positief neveneffect dat de klant- en medewerkerstevredenheid toeneemt.

Tot slot nemen de risico’s af wanneer de keten wordt verkort. Een te lange keten, met veel omwegen, brengt risico’s met zich mee zoals verlies van informatie en meer knelpunten waar vertraging kan ontstaan. Deze risico’s nemen automatisch af wanneer de totale keten wordt verkort.

De 8 vormen van verspilling en voorbeelden

Om de acht grootste vormen van verspilling te onthouden en te herkennen, wordt het ezelsbruggetje TIMWOODS gebruikt.

De eerste vorm van verspilling in het TIMWOODS-model is Transport (T), het onnodig verplaatsen van materialen of informatie. Zo komt het vaak voor dat bezorgers inefficiënte routes rijden omdat klanten verschillende tijdvakken kiezen. PICNIC heeft deze vorm van verspilling slim opgelost door vaste bezorgtijden per wijk in te voeren. Door deze vaste bezorgtijden kunnen bezorgers een efficiënte route door elke wijk rijden.

Inventory (I) beschrijft het probleem waarbij meer informatie of materialen op voorraad zijn dan nodig is voor het proces. Zo zal een snoepleverancier met enorme voorraden die niet direct worden verkocht, het probleem krijgen dat het snoep veroudert, waardoor het met grote verliezen verkocht moet worden aan prijsconcurrerende bedrijven zoals Action.

Daarna komen we bij Motion (M), de inefficiënte beweging van mensen. Dit is verspilling die we allemaal mogelijk ervaren op kantoor. Van meeting naar meeting rennen kost veel tijd, met daarbij het feit dat vergaderingen zo strak gepland zijn dat we anderen laten wachten.

Dit brengt ons bij de vierde verspilling (W), het inefficiënt wachten op materialen en informatie. Wanneer een procesketen erg lang wordt, verslechtert de communicatie en neemt het risico bij elke stap toe. Een leverancier moet wachten op levering van zijn voorganger voordat het proces kan worden voortgezet. Dit kan bijvoorbeeld worden opgelost door duidelijke prioriteiten te stellen in een gezamenlijke dagelijkse of wekelijkse start.

Overproduction (O) betekent dat je meer produceert dan de klant vraagt. Op het moment dat je vooruit werkt terwijl nog niet alles duidelijk is, kan het betekenen dat je later correcties moet uitvoeren omdat de juiste aannames niet zijn gemaakt. Dit veroorzaakt ook Defects (D): diensten of producten die niet aan de verwachtingen voldoen. Verspilling kan worden verminderd door niet te ver vooruit te werken en lessons learned mee te nemen. Door lessons learned mee te nemen, hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden en bespaar je tijd.

Overprocessing & underprocessing (O) is het doen van meer werk dan waar de klant voor wil betalen of juist te weinig werk om kwaliteit te leveren. Bijvoorbeeld het inzetten van zeer dure apparatuur, zoals een machine in een copyshop die A3-laminering mogelijk maakt. Deze apparatuur vraagt veel kapitaal en wordt in een kleine copyshop niet terugverdiend door het beperkte aantal bezoekers en lage vraag naar A3-gelamineerde producten. Aanschaf zou leiden tot inefficiënt gebruik van de machine.

De laatste, maar ook veel voorkomende verspilling is Unused skills (S). Hierbij komen de vaardigheden van medewerkers minder tot hun recht wanneer zij ander werk moeten uitvoeren dan waarvoor zij oorspronkelijk zijn aangenomen, bijvoorbeeld door een tekort aan werk.

Verspilling aanpakken

Om de focus te verleggen naar primaire taken, zijn er vanuit de Lean-filosofie verschillende tools ontwikkeld om verspilling aan te pakken. Zo kun je gebruikmaken van een analysetool zoals Value Stream Map of Branch Time Analysis (Time vs. Value). De kern van deze tools is dat je elke stap en taak in een proces in kaart brengt en de waarde ervan meet ten opzichte van belangrijke KPI’s. Voor elke stap kun je uiteindelijk aangeven wat de toegevoegde waarde is voor de klant. Zo zie je op relatief eenvoudige wijze welke stappen in het proces waarde toevoegen. Vervolgens moet het proces effectief worden heringericht en aangepast, zodat alleen de waardevolle taken in het proces overblijven.

Zelf aan de slag

Na deze uitleg over de verschillende vormen van verspilling wordt het een stuk eenvoudiger om verspilling te herkennen en uiteindelijk de focus te verleggen naar de primaire taken die het belangrijkst zijn. Stel jezelf daarbij altijd de vraag: wat is het doel van mijn team of organisatie en wat draagt deze actie of dit proces daaraan bij? Uiteindelijk zouden alle dingen die je doet te herleiden moeten zijn naar het overkoepelende doel. Als iets niets bijdraagt, kan het simpelweg een vorm van verspilling zijn!

Als je als organisatie moeite hebt om je doelen te bepalen, verspilling in de keten te verminderen of een oplossing te implementeren, kun je altijd vrijblijvend advies vragen aan onze consultants.