De druk op zorgverleners is hoger dan ooit, mede door de COVID-19-uitbraak; er is een tekort aan zorgmedewerkers en sprake van piekbelasting, maar ook structureel toenemende zorgvraag door COVID-19. Wat kan worden gedaan om deze druk (deels) te verlagen? Hierbij wordt ook de hoge administratieve last van zorgverleners genoemd als knelpunt. Hoe kunnen we deze administratieve last verminderen? Lean management, dat zich richt op continue verbetering, kan het antwoord zijn op beide vragen. In deze insight nemen we je kort mee in wat lean management is en hoe het kan worden toegepast in de zorg.

Lean management

Lean management richt zich op het creëren van zo veel mogelijk waarde voor de klant met zo min mogelijk verspilling in het proces, of anders gezegd: zo efficiënt en effectief mogelijk werken. Door het gebruik van lean management worden processen in een organisatie continu verbeterd. Dit begint met het benoemen van het probleem en het herkennen van het bijbehorende proces. Met behulp van een value stream analysis worden alle stappen in het proces in kaart gebracht en worden eventuele verspillingen zichtbaar. Door het proces kritisch te analyseren en ‘overbodige’ stappen te elimineren, wordt het proces efficiënter en effectiever.

Lean management in de zorg

Lean management kan ook in de zorg processen efficiënter en effectiever maken. Voorbeelden hiervan zijn het verbeteren van patiënt- en cliënttevredenheid, het optimaliseren van roosters en het optimaliseren van de verhouding tussen primaire en secundaire taken van zorgverleners. Een veelvoorkomende ‘klacht’ van zorgverleners is bijvoorbeeld dat zij veel tijd besteden aan secundaire taken, zoals het invullen van patiënt- of cliëntdossiers, het voorbereiden van rapportages en overleggen of overdrachten. De tijd die hieraan wordt besteed gaat ten koste van de primaire taak: het verlenen van zorg. Door hier lean management toe te passen en het proces te analyseren, kan worden gekeken of er sprake is van ‘verspilling’ en of dit kan worden geëlimineerd.

Bijvoorbeeld: hoe ziet het volledige proces van het verplegen van een patiënt eruit? Zijn er stappen in dit proces die een verpleegkundige uitvoert die geen directe waarde toevoegen? Zijn er stappen die anders kunnen worden georganiseerd, bijvoorbeeld door ze over te dragen aan een medewerker voor wie dit werk meer een primaire taak is dan voor de verpleegkundige? Door alle processen op deze manier te bekijken en onnodige stappen te elimineren, verloopt het proces efficiënter en effectiever, waardoor meer waarde wordt toegevoegd aan het totale proces voor zowel de patiënt als de zorgverleners en de zorginstelling. Een resultaat van een procesverbetering kan bijvoorbeeld zijn dat minder tijd wordt besteed aan administratieve lasten en er meer tijd overblijft voor zorgverlening, waardoor meer patiënten kunnen worden behandeld en wachttijden afnemen.

Door de lean-filosofie toe te passen worden verbetervoorstellen niet alleen vanuit het management gedaan, maar is het de bedoeling dat deze door alle medewerkers worden gedeeld, van receptionist tot specialist en zorgverlener. Mensen de mogelijkheid geven om verbeterpunten voor hun eigen werk aan te dragen geeft hen de kans om hun eigen werk te verbeteren, wat hen motiveert om zich hiervoor in te zetten.

Om het gebruik van lean management te blijven stimuleren, is het belangrijk om inzicht te geven in de resultaten. Hierbij gaat het niet alleen om de financiële kant, maar ook om het perspectief van patiënt en medewerker: wat zien zij van de resultaten die worden bereikt door het gebruik van lean management? Hoe je deze resultaten inzichtelijk maakt, kun je hier lezen.