Het laatste kwartaal van het jaar nadert. Een goed moment om terug te blikken en vooruit te kijken. In hoeverre zijn de gestelde doelen behaald? Wat wil je volgend jaar bereiken? COVID-19 heeft 2020 volledig op zijn kop gezet, wat invloed heeft gehad op de mate waarin doelen voor iedereen zijn behaald. Hoe zorg je ervoor dat je ondanks dit soort onverwachte omstandigheden toch op koers blijft of je koers tijdig en bewust bijstuurt? In deze insight bieden we je verschillende tools om jaarplannen te maken en de daadwerkelijke prestaties (bij) te sturen.
Het maken van een jaarplan gaat vaak gepaard met uitdagingen. Bijvoorbeeld omdat doelen niet duidelijk worden gecommuniceerd naar alle afdelingen van de organisatie of omdat er geen duidelijke acties zijn gekoppeld aan het behalen van de doelstellingen. Hoe je het beste een succesvol jaarplan maakt en implementeert, hangt af van je eigen organisatie en werkwijze. In deze insight behandelen we twee veelgebruikte methoden voor het maken van jaarplannen: OGSM en OKR. We beschrijven ook de verschillen, zodat je beter kunt bepalen welk instrument het meest geschikt is.
Helder jaarplan op 1 A4: OGSM
OGSM (Objective, Goals, Strategies and Measures) is een methodologie om de bedrijfs- of afdelingsstrategie te vertalen naar een bijbehorend jaarplan. Deze methode maakt je doel en strategie meetbaar door KPI’s op te stellen. Daarnaast vertaal je je strategie naar concrete acties, zodat je kunt borgen dat je je doel behaalt. Dit jaarplan kan vervolgens worden doorvertaald naar de jaarplannen van de onderliggende afdelingen binnen de organisatie. Op deze manier is voor alle betrokkenen in één oogopslag duidelijk hoe teams bijdragen aan de overkoepelende doelen. Deze methode wordt daarom ook wel het “jaarplan op 1 A4” genoemd.
Flexibel jaarplan: OKR
In een continu veranderende omgeving wordt het al snel moeilijk om vooraf een plan te maken dat de juiste richting geeft. Onze ervaring laat zien dat dit niet komt door de kwaliteit van de jaarplannen, maar doordat er zoveel onzekerheid speelt dat de exacte juiste route vooraf niet kan worden uitgestippeld. In dat geval is Objectives and Key Results (OKR) een methode waarmee flexibiliteit kan worden ingebouwd in je jaarplan en werkwijze.
Zoals de naam al aangeeft, bestaat OKR uit twee componenten: een duidelijk gedefinieerd doel (Objective) en één of meerdere key results (Key Results). Dit zijn specifieke meetpunten waarmee het doel wordt bereikt. OKR hanteert een bottom-up benadering van doelstellingen, waarbij medewerkers en teams verantwoordelijkheid nemen voor het bepalen en uitvoeren van hun eigen doelstellingen. Deze doelen worden regelmatig herijkt en meestal per kwartaal vastgesteld. Dit vraagt om zeer gedreven en volwassen medewerkers en teams. Daarnaast vraagt het ook van management om los te laten en vertrouwen te hebben in de zelfstandige uitvoering door medewerkers.
Hoewel OKR en OGSM twee verschillende methoden zijn, zijn ze op sommige punten ook complementair. Zo kan het bij OGSM een uitdaging zijn om alle concrete acties voor het hele jaar vooraf uit te denken. OKR kan hierbij ondersteunen door meerdere herijkingsmomenten in te bouwen. Zie de afbeelding hieronder voor hoe dit eruit kan zien.
Er zijn twee soorten doelen: roofshots en moonshots. Roofshots zijn realistische, haalbare doelen. Wanneer zo’n doel wordt gesteld, moet het ook 100% worden behaald. OKR werkt met zogenaamde moonshots. Dit zijn ambitieuze, gedurfde doelen die moeilijk te behalen zijn en ook iets doen met je gevoel. Als je ze haalt, heb je echt samen iets moois bereikt. Het advies is om moonshots te gebruiken om mensen uit te dagen en te motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Zelfs als deze doelen “slechts” voor 75% worden behaald, wordt in de praktijk vaak meer bereikt dan wanneer je lagere (meer realistische) doelen stelt. Bijvoorbeeld: voor dit jaar stelt een verbeterprogramma als doel om de treinpunctualiteit te verbeteren van 92 naar 97% (moonshot). Zelfs als “slechts” 95% wordt behaald, is dat nog steeds meer dan wanneer een moonshot-doel van 94% wordt gesteld.
Echter, alleen focussen op moonshots kan demotiverend werken en ervoor zorgen dat men het zicht op de doelstellingen verliest. Om dit te voorkomen is het verstandig om roofshots te koppelen aan moonshots, zodat de haalbaarheid in beeld blijft en het team gemotiveerd blijft. Een eenvoudig voorbeeld: je stelt een doel van €20 miljoen (moonshot) voor dit jaar. Dit wordt vervolgens opgesplitst in kleinere kwartaaldoelen van 3, 4, 6 en 7. De tussenliggende doelen (roofshots) zijn realistischer en makkelijker te behalen, waardoor de motivatie hoog blijft en het hele team blijft werken aan de moonshot.
Welke methode is geschikt voor jouw organisatie?
OGSM en OKR zijn beide methoden die succesvol worden toegepast door verschillende organisaties, zoals P&G, NS, Google en LinkedIn. Wat zijn de verschillen? Ten eerste worden OKR’s meestal per kwartaal opgesteld en OGSM’s jaarlijks. Dit maakt OKR’s concreter en flexibeler in aanpassing. OKR werkt goed in veranderlijke en complexe omgevingen, waarin richting lastig vooraf te bepalen is. OGSM daarentegen biedt een duidelijk en samenhangend plan met bijbehorende acties door de hele organisatie.
OKR gaat uit van de volwassenheid en autonomie van teams, en daagt teams met moonshots uit om bottom-up ambitieuze doelen te stellen. De volwassenheid van teams bepaalt of zij klaar zijn om met OKR en moonshots te werken. Een valkuil is dat dit kan leiden tot demotivatie en het niet serieus nemen van doelstellingen. Wees je hiervan bewust. Bij OGSM wordt de richting top-down bepaald, maar is er ook ruimte voor interpretatie en betrokkenheid van onderliggende afdelingen in de uitvoering. OKR werkt vooral goed bij resultaatgerichte sturing, terwijl OGSM beter past bij taakgerichte sturing.