Artikel: Datagedreven verbeteren – praktijkcases

In de afgelopen weken hebben we je meegenomen in datagedreven verbeteren en heb je antwoorden gekregen op vragen zoals: Wat is datagedreven verbeteren? Wat komt erbij kijken en wat heb je nodig? Je weet inmiddels ook waarom datagedreven verbeteren interessant is, wat je ermee kunt bereiken en wat het je kan opleveren. Heb je dit nog niet ontvangen? Bekijk dan hier het whitepaper Datagedreven verbeteren in Mobiliteit en Logistiek.

In dit artikel zoomen we verder in op de praktijk. Twee van onze Supply Value-klanten leggen uit hoe datagedreven verbeteren er in de praktijk uitziet en hoe zij met dit onderwerp bezig zijn.

Hoe datagedreven verbeteren eruitziet bij i+solutions

i+solutions is een organisatie die essentiële geneesmiddelen inkoopt, levert en distribueert voor de behandeling van HIV, TBC en malaria in lage- en middeninkomenslanden. i+solutions wil de beste leverancier zijn die sneller, beter en veiliger kan leveren. Ed Monchen, CEO van i+solutions, legt uit hoe zij dit doen:

“Landen dienen een plan in waarin zij aangeven hoeveel patiënten zij hebben voor bepaalde ziektes en hoeveel medicijnen zij willen ontvangen. Als dat plan wordt goedgekeurd, komt i+solutions in beeld. Wij kopen de medicijnen in en verschepen deze internationaal naar het centrale magazijn van dat land. Dat noemen we de upstream-kant van de logistiek. Het downstream-deel gaat over hoe we de medicijnen vervolgens bij de patiënt krijgen. Daar zitten grote uitdagingen, want hoe krijg je die medicijnen in al die uithoeken van Afrika? Voor downstream-logistiek adviseren we landen over hoe zij dit kunnen verbeteren en data speelt daarin een steeds grotere en belangrijkere rol.”

Prestatie-indicatoren

Prestatie-indicatoren spelen een belangrijke rol in de projecten die i+solutions uitvoert. “Het is belangrijk om de juiste indicatoren te kiezen die passen bij de missie van de organisatie: ‘levens redden en verbeteren’. We kijken echt naar impact en focussen vooral op stakeholder value en niet zozeer op shareholder value. Het gaat dus bijvoorbeeld ook om inzicht in hoeveel patiënten we hebben genezen of wiens kwaliteit van leven we hebben kunnen verbeteren. Een ander voorbeeld van een indicator is OTIF (On Time, In Full). Aan het begin van de COVID-periode voeren geen schepen en vlogen geen vliegtuigen, maar toch haalden we een OTIF-leveringsprestatie van 93%. Ter vergelijking: de standaard is 75%, en concurrenten halen 76%-80%.”

Hoewel we de luxe hebben dat we alle vrachtkosten kunnen doorbelasten, hebben we ook KPI’s waarmee we proberen de vrachtprijs jaarlijks met 3% te verlagen. Dit lukt niet elk jaar, maar het leidt wel tot slimme innovaties, zoals een freight calculator die berekent hoe een container zo efficiënt mogelijk kan worden ingepakt.”

Gebruik van data

De vier grootste problemen waarmee i+solutions in de sector wordt geconfronteerd zijn te weinig medicijnen (stock-outs), namaakmedicijnen (counterfeit), verloren medicijnen (diversions) en verlopen medicijnen (expiry). “Voor alle vier samen schatten we dat 20%-40% van de medicijnen die een land binnenkomen niet bij de patiënten terechtkomt waarvoor ze bedoeld zijn. Het verschilt per type medicijn, maar voor malaria zijn er bijvoorbeeld veel namaakmedicijnen omdat ze veel waard zijn. Bepaalde producten verlopen vaak omdat ze te lang blijven liggen. Voorraden worden soms zo hoog opgebouwd om tekorten te voorkomen dat een supply chain juist verstopt raakt. De filosofie van i+solutions is om voorraden te verlagen en de leveringsfrequentie te verhogen. Zo kun je tot 50% op kosten besparen, maar daar heb je wel data voor nodig. Wat is de vraag, waar zijn de patiënten? We proberen eerst end-to-end visibility te creëren met IT-systemen, een volledig overzicht van de keten tot aan de patiënt. Er zijn redelijk goede patiëntregistratiesystemen waarmee we onze eigen systemen integreren. Als je voor elke kliniek weet welke patiënten er zijn en welke medicijnen zij gebruiken, kun je dat vertalen naar de ordercyclus.”

App-ontwikkeling

Wat betreft stock-outs: 80% van de klinieken heeft tekorten aan medicijnen. Dit komt deels door de financieringsmethode, omdat er geen zorgverzekeringssysteem is. Medicijnen worden uit eigen zak betaald. Maar het komt ook doordat er in landen geen grote en professionele distributeurs zijn, waardoor er veel kleine partijen actief zijn die allemaal afzonderlijk opereren.

“Om dit te ondersteunen hebben we een app ontwikkeld waarin we motorrijders gebruiken als een soort Uber-driver. Klinieken kunnen in de app aangeven dat ze medicijnen nodig hebben. De motorrijders kunnen zich aanmelden voor zo’n transport en als zowel de rating als de prijs goed zijn, kan de motorrijder het pakket vervoeren.

Ook upstream worden apps gebruikt. Eén daarvan is een app waarmee iedereen die dat nodig heeft de bestelde goederen kan tracken en tracen. Zo kunnen we zien hoe de situatie rondom de haven waar onze container naartoe gaat zich lokaal ontwikkelt. Als een haven plotseling onveilig wordt door bijvoorbeeld een conflict, kunnen we snel besluiten de container op het schip te laten en pas in de volgende haven te leveren.

Door het gebruik van deze apps wordt ook veel nieuwe data verzameld. Wanneer een app of systeem is uitgerold, gebruiken we de data om verder te optimaliseren. Zo kunnen we onze impact steeds beter kwantitatief meten, omdat we precies weten hoeveel medicijnen we op tijd bij hoeveel patiënten hebben geleverd. Dat is nu nog best lastig, maar we transformeren van een logistieke organisatie naar een data-organisatie.”

Het volledige interview met Ed Monchen is te lezen in Supply Value magazine, editie 3.

Hoe NS real-time monitoring gebruikt om de dienstregeling te optimaliseren

Simon Pready is voormalig Head of Asset Strategy bij de Nederlandse Spoorwegen. In een interview voor Supply Value magazine vertelt hij over de impact van corona en de lessen die NS heeft kunnen leren, het gebruik van data om de balans te vinden tussen korte termijn besparingen en lange termijn investeringen, en NS als een deur-tot-deur mobiliteitsdienst.

“Bij Asset Strategy is het onze taak om een optimale mix van assets te realiseren om de best mogelijke dienstregeling voor reizigers in Nederland te realiseren. Met assets bedoelen we materieel, infrastructuur, operationele middelen en mobiel personeel. We zoeken een balans tussen onze commerciële ambities, efficiëntie, de mogelijkheden binnen onze organisatie en de verbeteringen die we kunnen doorvoeren om ook in de toekomst een steeds betere dienstverlening te bieden.”

De afgelopen jaren is binnen NS steeds meer focus gekomen op het aanbieden van een deur-tot-deur mobiliteitsdienst. Dit sluit ook aan bij de centrale rol die NS momenteel heeft als vervoerder in de Nederlandse samenleving. Uiteindelijk moet de NS-app een soort ‘one-stop shop’ worden voor mobiliteit van deur tot deur, waar je als reiziger alles kunt vinden om van A naar B te komen.

Wanneer Simon Nederland vergelijkt met het Verenigd Koninkrijk, waar hij 20 jaar heeft gewerkt, ziet hij dat er in Nederland veel meer gebruik wordt gemaakt van data: “Daardoor hebben we via de OV-chipkaart veel beter inzicht in het gedrag van reizigers en kunnen beslissingen veel meer evidence-based worden genomen.”

Real-time monitoring

“Real-time monitoring is iets waar we de afgelopen jaren heel actief mee bezig zijn geweest: hoe halen we bruikbare data uit onze treinen? Hoe gebruiken we alle beschikbare data uit de spoorsector om betere beslissingen te nemen? Corona heeft ons gedwongen flexibel te worden en is daarmee een fantastisch voorbeeld van hoe we op basis van data heel snel onderbouwde beslissingen hebben kunnen nemen. Toen de eerste lockdown in maart begon, zijn we snel teruggegaan naar een zogenoemde ‘basisdienstregeling’ met aanzienlijk minder treinen. We konden dat proces zo snel doorlopen omdat we de operationele impact goed in beeld hadden. Daarna hebben we de dienstregeling weer geleidelijk opgeschaald naar normaal niveau. Al deze beslissingen worden genomen op basis van data: hoeveel mensen zitten er in elke trein? Hoeveel mensen passen erin voordat het te druk wordt? Wat is de impact op onze KPI’s en op de punctualiteit van onze treinen? Hoe meer NS een deur-tot-deur mobiliteitsdienst wordt, hoe meer data we kunnen verzamelen en hoe beter we onze dienstverlening kunnen afstemmen op de behoefte van de reiziger.”

Optimalisatie van dienstregeling en inzet van materieel

“Het mooie is dat we hier ook veel van hebben geleerd door de situatie rondom corona, zodat we dit in de toekomst nog beter kunnen doen. We passen de dienstregeling momenteel ongeveer zes keer per jaar aan om de balans tussen dienstregeling en materieel te optimaliseren. Met behulp van data kunnen we dit soort aanpassingen sneller en vaker doorvoeren om flexibeler met ons materieel om te gaan en uiteindelijk een betere dienstverlening te bieden. Corona heeft ons de kans gegeven om dit te testen: we hebben echt dingen anders kunnen doen. Door corona hebben we in 2020 een veel flexibelere dienstregeling gemaakt dan voorheen, waardoor we ons materieel ook flexibeler konden inzetten.

Voorheen stemden we dit af op de drukste momenten van de dag om te voldoen aan de hoge verwachtingen van Nederlandse reizigers: Nederlanders willen graag kunnen zitten in de trein, ook in de spits. De afgelopen jaren hebben we samen met scholen en universiteiten geprobeerd de vraag over de dag te spreiden. Door corona is er een externe invloed geweest die ons de kans heeft gegeven dit daadwerkelijk te realiseren. Het zou fantastisch zijn als we straks een betere service kunnen bieden tegen lagere kosten omdat we ons materieel slimmer kunnen inzetten.”

Het volledige interview met Simon Pready is te lezen in Supply Value magazine, editie 2.